English below
Beste bewoners van de Vrijhof,
De afgelopen 2 maanden zijn er weer volop activiteiten in het gebouw, nieuw collega’s gestart, nieuwe groep studenten en een aantal mooie congressen geweest. De afgelopen twee weken was er Van Torentje Naar Torentje. Op het gebied van facility services zijn en ook een aantal aanpassingen geweest. Deze wil ik graag met jullie delen. Sommige onderwerpen zijn wellicht al bekend.
Koffiebekers en koffieautomaten:
Een van de grootste verandering en soms nog wel eens een heikel punt is dat er vanaf 1 juli geen bekers komen uit de koffieautomaten. Deze regeling is per 1 juli ingegaan voor alle 13 universiteiten. Dit heeft tot nu toe wat ‘verloren’ bekers teweeggebracht. We merken dat studenten of externe partijen soms nog zoekende zijn hoe hier mee om te gaan. Soms zien we of horen we dat bepaalde koffieautomaten alleen voor medewerkers zijn. Dit is niet helemaal terecht want deze zijn voor iedereen te gebruiken. Een uitzondering is gebruik van de koffieautomaat op vloer 3, LISA.
All gender toilet:
Er is vanuit de exclusiviteitsgroep de wens uitgesproken om een ‘all gender’ toilet te hebben in de Vrijhof. Samen met Asito is gekeken naar een geschikte ruimte. Ruimte VR 215 is voorzien van 2 gewone toiletten en 1 urinoir achter een deur. Dit is een geschikte ruimte voor een ‘all gender’ toilet. Niet te grote ruimte met 3 afgesloten toiletten voor meer privacy.
Lediging blauwe containers:
De servicesdesk krijg tegelmatig vragen over het ledigen van containers. We merken dat de wens van de gebruikers soms net anders is dan de uitvoering. Hieronder een weerga hoe het beste containers aan te vragen / aanvraag voor lediging:
Je kunt een verzoek indienen bij de servicesdesk om volle containers te legen. Met Pre Zero , de afvalverwerker hebben wij gerichte afspraken omtreden ledigen van blauwe containers.
Op maandagen vóór 12 uur worden de containers aangemeld via de interne dienst bij PreZero. Vaste lediging is standaard op de dinsdag.
Heb je een ander verzoek i.v.m. grote opruimactie, dit graag minimaal 1 week van tevoren melden bij de servicesdesk zodat we op tijd PreZero kunnen inlichten i.v.m. planning.
Posters en verwijzingen naar vloer 4 en 5:
We merken dat het vinden van vloer 4 en 5 lastig kan zijn. Echter op de borden is het duidelijk aangegeven hoe je er komt. Het kost misschien iets meer tijd om te lezen maar het staat er echt. Vanuit de servicesdesk en intern dienst staan er nu borden. Deze laten we dit kwartiel staan daarna zullen ze verwijderd worden. Merk je als gebruiker dat je veel vragen krijgt van studenten over hoe vloer 4 en 5 te bereiken. Kun je dit het beste doorgeven aan de servicesdesk kijken we naar een passende oplossing. We komen geregeld teksten tegen die verwijzen naar vloer 4 en 5. Deze hebben we allemaal weggehaald. Dit staat slordig en men moet ook goed lezen. Dit geldt ook voor ander posters en verwijzingen. Deze worden door interne dienst verwijderd. Heb je een verzoek voor een bepaald evenement, kun je dit melden (per mail bij de servicesdesk) kijken wat de mogelijkheden zijn. Helaas zien we soms ook posters en verzoeken van studenten die minder rooskleurig zijn. Dit mag je ook melden bij de balie.
Communicatie via Teams:
We krijgen geregeld vragen aan de balie of via Teams die doorgezet moeten worden. Vriendelijk verzoek om je vraag per mail te stellen. Dit is administratief makkelijker door te zetten en te archiveren i.p.v. een bericht via teams. Aangezien het team van servicesdesk en interne dienst uit ongeveer 10 collega’s bestaat heeft mail onze voorkeur. We hebben een standaard tekst als je een teams bericht stuurt met het verzoek een mail te sturen of te bellen. Bedankt alvast voor jullie medewerking.
Verlof Ornina Shabou
Vanaf 1 dec ga ik met zwangerschapsverlof. Anouk van der Wal zal mijn werkzaamheden de komende periode overnemen. Anouk zal ik de komende periode inwerken en ze zal aansluiten bij meerdere overleggen.
Als er naar aanleiding van bovenstaande vragen of aanvullingen zijn hoor ik dat graag. Je mag mailen naar o.shabou@utwente.nl
_______________________________________________________________________________________________
Dear residents of the Vrijhof,
Over the past two months, there has been plenty of activity in the building. New colleagues have started, a new year of students and a number of great conferences have taken place. In the past two weeks we held “Van Torentje Naar Torentje”. There have also been a number of adjustments regarding facility services which I would like to share with you. You may already be aware of some of these topics.
Coffee cups and coffee machines:
One of the biggest changes, and sometimes a tricky topic, is that from July 1 forward, no cups will be distributed from the coffee machines. This arrangement came into effect on July 1 for all 13 universities. This has resulted in some 'lost' cups so far. We notice that students or external parties are sometimes still trying to figure out how to deal with the alteration. Sometimes we see or hear that certain coffee machines are for employees exclusively. This is not correct, because the machines can be used by everyone. An exception is the use of the coffee machine on floor 3, LISA.
All gender toilet:
The exclusivity group has expressed the wish to have an 'all gender' toilet in the Vrijhof. Together with Asito we have looked for a suitable space. Room VR 215 is equipped with two regular toilets and one urinal behind a door. This is a suitable space for an 'all gender' toilet. Not too large a space with three closed toilets for more privacy.
Emptying blue containers:
The services desk regularly receives questions about emptying containers. We notice that the wishes of the users sometimes differ slightly from how it is arranged. Below is an explanation of how to request containers / request emptying of containers: You can submit a request to the service desk to empty full containers. We have specific agreements with PreZero, the waste processor, regarding the emptying of blue containers. On Mondays before 12.00, the containers are registered via the internal service at PreZero. Scheduled emptying is on Tuesdays. If you have another request regarding a major clean-up campaign, please report this to the services desk at least 1 week in advance, so we can inform PreZero in time regarding planning.
Posters and references to floors 4 and 5:
We are aware that finding floors 4 and 5 can be difficult. However, the signs clearly indicate how to get there. It may take a little more time to read, but the information is available. The service desk and internal department have placed additional signs for this quartile, afterwards, they will be removed. As a user, do you receive a lot of questions from students about how to reach floors 4 and 5? Please pass this on to the service desk and we will look for a suitable solution. We regularly come across texts [CF1] that refer to floors 4 and 5. We have removed all of these, as they look sloppy. This also applies to other posters and references. These are removed by internal service as well. If you have a request for signage for a specific event, you can report this (by email to the services desk) and we’ll see what the options are. Unfortunately, we sometimes also see posters and requests from students that are inappropriate. You can also report these at the service desk.
Communication via Teams:
We regularly receive questions at the service desk or via Teams that need to be forwarded. We kindly ask you to send your questions by email. This is administratively easier to process and it is archived rather than remaining a message in Teams. Since the service desk and internal department team consist of approximately 10 colleagues, email is our preference. We have a standard text when you send a Teams message with the request to send an email or call. Thank you in advance for your cooperation.
Leave Ornina Shabou:
I will be going on maternity leave from December 1st. Anouk van der Wal will take over my duties in the coming period. I will be training Anouk and she will participate in several meetings.
If you have any questions or additions regarding the above, I would be happy to hear from you. You can send an email to o.shabou@utwente.nl
