Een merk is een identificeerbaar teken, ontwerp, symbool, naam, term, of een combinatie hiervan, die wordt gebruikt om de producten of diensten van een organisatie te onderscheiden van anderen. Het is een middel om de reputatie, kwaliteit, en/of waarden van een product of dienst te communiceren. Een merk creëert vaak een emotionele band met consumenten en draagt bij aan het opbouwen van loyaliteit en het differentiëren van producten of diensten.
Wanneer iets registreren als merk?
Een goede merknaam draagt bij aan het verduidelijken van onze identiteit en aan vertrouwen in onze organisatie. Om te borgen dat concurrenten dit niet kunnen beschadigen, hebben wij bij de UT een aantal merken vastgelegd. Enerzijds om ons intellectuele eigendom te beschermen, anderzijds om concurrentievoordeel & onderscheidend vermogen te houden. Maar het besluit om een merk te registreren, vereist zorgvuldige afweging en analyse. Hieronder lees je de criteria en overwegingen die de UT hanteert bij het besluit tot merkregistratie en het proces. Zie het als een transparant en consistent kader voor het beheren en beschermen van ons merkportfolio.
Rollen
- Eigenaar merk: projectleider of opdrachtgever. Vaak een bestuurder uit de UT-organisatie.
- Communicatieadviseur gelinkt aan eigenaar merk: heeft kennis van de organisatie, hun doelen, missie en visie.
- Merk en huisstijl coördinator coördineert het gehele merkportfolio, bewaakt het proces en contact met Arnold Siedsma. Houdt MT MC op de hoogte van aanvragen. Heeft geen inhoudelijke achtergrond over merkregistratie/bewaking.
- Arnold Siedsma: inhoudelijk adviseur over merkregistratie/bewaking. Externe partij.
Voorbereidingsfase: wat zijn onze eisen waar een UT-merknaam aan moet voldoen?
Betrokken rollen: eigenaar merk, eventuele projectleden en communicatieadviseur
- Past de naam bij het UT-profiel en onze waarden?
- Is de naam begrijpelijk voor zowel Nederlands- als Engelstaligen.
- Is de naam niet te verwarrend of vergelijkbaar met een andere naam?
- Google zelf of de naam al bestaat en in welk segment deze organisatie zich bevindt.
- Check de naam of het al geregistreerd is. Soms is een naam wel geregistreerd maar wordt deze niet actief gebruikt.
- In welke landen moet dit merk echt beschermd worden en waarom? Wat ga je daar met het merk doen?
- Welke registratieklassen lijken van toepassing?
- Is er budget om een merknaam te registreren of verdiepend onderzoek te doen. En zo ja, wat is het projectnummer waarop dit geboekt mag worden?
- Check op de naam: is het beschrijvend? Dan wordt een merkregistratie vaak afgekeurd en heb je wel de kosten van de aanvraag.
- Is de naam goed te gebruiken in zowel online- als offline communicatiemiddelen. Bv een @ in de naam gebruiken we niet omdat dit misgaat bij het maken van een mailadres.
- Ga ik de naam/het logo daadwerkelijk zo hanteren in communicatie-uitingen? Zo niet, is het risico dat de registratie komt te vervallen.
- Bevat de naam een faculteit of (ondersteunende) afdeling? Deze worden niet geaccepteerd omdat deze organisatienamen onderhevig zijn aan verandering.
- Check de naam of het al geregistreerd is. Soms is een naam wel geregistreerd maar wordt deze niet actief gebruikt.
Verdieping: intake Arnold Siedsma
Betrokken rollen: eigenaar merk, communicatieadviseur, merk en huisstijl coördinator en Arnold Siedsma.
Let op: elke vraag of advies wordt gefactureerd. Stel hiervan je opdrachtgever vooraf op de hoogte.
Onze merkregistraties worden aangevraagd en beheerd door Arnold Siedsma. De contactpersoon voor Arnold Siedsma is de merk en huisstijl coördinator. (Aan)vragen vanuit de organisatie komen bij deze persoon en hij/zij zorgt voor de juiste follow-up richting organisatie/Arnold Siedsma.
Van tevoren wordt input geleverd aan merk en huisstijlcoördinator, deze neemt contact op met Arnold Siedsma voor een gesprek. Arnold Siedsma doet direct een quickscan op haalbaarheid vraagstuk.
- Gesprek met betrokken rollen waar advies uit voorkomt. Uitkomst kan zijn:
- Juridisch advies rondom benamingen en logo’s en/of hoe deze te registreren in het merkenregister
- Verdiepend beschikbaarheidsonderzoek op naamniveau
- Merkbewaking instellen en advies bij signalen uit deze bewaking.
- Advies over de te kiezen registratiecategorieën en landenkeuze.
- Inzicht geven in de kosten van een merkregistratie/bewaking.
- De beslissing om het advies op te volgen, ligt bij de eigenaar van het merk.
Kosten van merkregistratie en merkbewaking
De eigenaar van het merk is verantwoordelijk voor budget. Er is geen eenduidig antwoord op de vraag wat een merkregistratie of merkbewaking kost. Dit ligt aan de keuze voor de doellanden en aan het aantal registratiecategorieën. Een merkregistratie is een eenmalige factuur voor een looptijd van 10 jaar. Een merkbewaking wordt jaarlijks gefactureerd.
Implementatie bij akkoord advies
Betrokken rollen: Arnold Siedsma, eigenaar merk, communicatieadviseur, merk en huisstijlcoördinator.
- Na akkoord van eigenaar merk, is voornamelijk Arnold Siedsma in de lead
- Eventuele aanvullende vragen gaan via merk en huisstijlcoördinator, hij/zij neemt contact op met degene die de vraag kan beantwoorden.
- Procesupdates en planning verlopen ook via projectmanager.
- De officiële documentatie wordt bewaard door eigenaar merk.
- Eventuele stakeholdercommunicatie wordt gedaan via communicatieadviseur of eigenaar merk.
Merk is gehonoreerd: borging
Betrokken rollen: eigenaar merk, communicatieadviseur
- Eigenaar merk zorgt voor financiële afhandeling en bekendheid bij de projectnummerhouder.
- Eigenaar merk zorgt voor overdracht bij eventueel verlaten van UT.
- Eigenaar merk en communicatieadviseur beslissen over eventuele verlengingen samen of de registratie nog bijdraagt aan het merk.
- Bij merkbewaking: Arnold Siedsma communiceert signalen naar projectmanager en geeft daarbij direct advies over wel/niet haalbaar.
- Merk en huisstijlcoördinator signaleert en coördineert algehele merkportfolio.