Verzuim en re-integratie

Ook als je niet ziek bent, kan het zijn dat je vragen hebt over (dreigende) gezondheidsklachten in relatie tot het werk. Neem dan vooral contact op met je leidinggevende en je HR Adviseur om dit te bespreken. Wil je liever direct deze klachten bespreken met een bedrijfsarts? Maak dan gerust via 024-3717799 of servicebureau@debedrijfspoli.nl een afspraak voor het open spreekuur. De gesprekken die hier plaatsvinden zijn vertrouwelijk.

De universiteit zet in op duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Toch kan het gebeuren dat je uitvalt door ziekte. Dan is het belangrijk dat jij en je leidinggevende weten wat er van jullie wordt verwacht. Deze richtlijn beschrijft de belangrijkste onderwerpen rond verzuim.  

Wanneer je ziek bent en hierdoor je eigen werkzaamheden niet kunt uitvoeren, heb je maximaal 104 weken recht op doorbetaling van salaris conform de cao NU (artikel 4 Ziekte- en Arbeidsongeschiktheidsregeling Nederlandse Universiteiten). Dit recht heb je alleen als je je houdt aan de voorschriften die gelden in de situatie waarin je door een medische oorzaak ongeschikt bent voor je eigen functie. Als werkgever heeft ook de universiteit verplichtingen. Deze voorschriften en verplichtingen vloeien voort uit de Wet verbetering poortwachter, de Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar, de Beleidsregels beoordelingskader poortwachter, de Arbeidsomstandighedenwet, de wet WIA, de privacywetgeving en de cao NU (ZANU).

De regels
1.   Ziek? Meld dit bij je leidinggevende (en in AFAS)

Op de eerste verzuimdag meld je je vóór aanvang van de normale werktijd, echter uiterlijk vóór 9:00 uur, persoonlijk telefonisch ziek bij je leidinggevende. Is deze niet bereikbaar, neem dan contact op het secretariaat van de afdeling/faculteit/dienst. Laat indien nodig een nummer achter waarop je bereikbaar bent, zodat je leidinggevende contact op kan nemen.

Je meldt jezelf daarnaast ook ziek via My HR > Absence portal. Je kunt je hier ziek melden via de knop “Report ill”. Ziek melden kan ook via de AFAS Pocket app.
(Een herstelmelding dien je door te geven door middel van de knop “End sick report”.)

Ben je niet in staat om je persoonlijk ziek te melden (bijvoorbeeld vanwege een ongeval of opname)? Vraag dan iemand uit je directe omgeving om dit voor jou te doen.

Word je tijdens werktijd ziek, meld je dan persoonlijk af bij je leidinggevende of het secretariaat van de afdeling/faculteit/dienst, maar meld je dan ook ziek via My HR (zie hierboven).

Bij een ziekmelding mag je leidinggevende vragen:

• hoe het met je is;
• wanneer je denkt weer aan het werk te kunnen;
• waar, wanneer en hoe je te bereiken bent;
• naar lopende afspraken en werkzaamheden die overgedragen moeten worden;
• naar de mogelijkheid om kosten te verhalen op een derde partij, bijvoorbeeld omdat er sprake is van een ongeval.

Een leidinggevende mag bij de ziekmelding niet vragen wat je precies hebt, hoe het komt dat je ziek bent en wat je eraan gaat doen. Uiteraard mag je dit wel op eigen initiatief vertellen. Doe je dit, dan wordt deze informatie niet vastgelegd in het online verzuimvolgsysteem.

2.   Wees bereikbaar
Zorg dat je tijdens een verzuimperiode goed bereikbaar bent voor je leidinggevende en de arbodienst. Controleer in AFAS of de door de UT geregistreerde contactgegevens  (adres, privé telefoonnummer en privé mailadres) nog correct zijn en pas deze zo nodig aan. Verblijf je tijdelijk op een ander (verpleeg)adres, geef dit dan door aan je leidinggevende.

3.   Houd contact
Het is belangrijk dat je in een verzuimperiode regelmatig contact hebt met je leidinggevende en dat je zo veel mogelijk betrokken blijft bij het werk en de organisatie. Maak hierover afspraken met je leidinggevende, ook als re-integratie voorlopig nog niet aan de orde is.

4.   De arbodienst
Een ziekmelding wordt binnen 24 uur doorgegeven aan de arbodienst die de (medische) verzuimbegeleiding verzorgt.

De arbodienst nodigt je binnen twee weken na de ziekmelding uit voor het spreekuur van de coach arbeid en gezondheid. Als je leidinggevende en/of HR dit nodig vinden, kunnen zij de arbodienst vragen om je eerder op te roepen.

Ontvang je een uitnodiging voor het spreekuur, dan moet je daar gehoor aan geven. Verstrek hen desgevraagd de informatie die nodig is om vast te kunnen stellen dat je om medische redenen je eigen werk niet kunt uitvoeren en recht hebt op doorbetaling van salaris. Ook ben je verplicht mee te werken aan een relevant (medisch) onderzoek door of in opdracht van de bedrijfsarts.

Ben je met een geldige reden verhinderd voor het spreekuur? Neem dan z.s.m. na het ontvangen van de uitnodiging contact op met je HR Adviseur, zodat deze de afspraak kan laten verplaatsen. Als je (bij herhaling) zonder bericht niet op een afspraak verschijnt of deze zonder geldige reden afzegt, kan de universiteit een sanctie opleggen (zie onder 8).

De bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid bekijkt wat jouw belastbaarheid is en beoordeelt of jouw behandeling adequaat en effectief is, adviseert jou en je leidinggevende en geeft waar mogelijk een prognose voor werkhervatting. In overleg met jou vraagt de bedrijfsarts zo nodig medische informatie op bij een behandelaar.

Tijdens het hele re-integratieproces heb je regelmatig contact met de bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid. Soms is een 3-gesprek (bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid, medewerker en leidinggevende) of een 4-gesprek (bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid, medewerker, leidinggevende en HR) zinvol.

In verband met jouw privacy, mag de bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid geen medische informatie delen met de universiteit (leidinggevende, HR). Bij medische informatie moet je denken aan informatie over diagnose en behandeling.

5.   Re-integratie
Afspraken over re-integreren maak je samen met je leidinggevende/HR Adviseur. Dit vereist van beide kanten een positieve, actieve houding en enige flexibiliteit. Daarom verwachten we van jou dat je initiatief toont en meedenkt over mogelijkheden om terug te keren naar werk. Het is belangrijk dat je actief werkt aan herstel, geen activiteiten verricht die dit kunnen belemmeren en samen met je leidinggevende een praktische invulling geeft aan de adviezen van de bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid. De insteek: benut de mogelijkheden die je wel hebt.

De primaire focus ligt op terugkeer in je eigen functie. In eerste instantie zijn alle re-integratie-inspanningen hierop gericht. Dit is een continu proces waarin je samen met je leidinggevende blijft onderzoeken of dit mogelijk is. Het kan zijn dat je in het kader van je re-integratie tijdelijk ander werk (aangepast eigen werk of ander passend werk) gaat doen. Ook dan blijft het doel terugkeer in je eigen functie.

De bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid adviseert over tempo en wijze van re-integratie. Ook adviseert bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid over interventies die kunnen bijdragen aan een duurzame werkhervatting. Deze adviezen worden vastgelegd in spreekuurrapportages. Jij ontvangt een afschrift van deze rapportages. Jouw leidinggevende en HR Adviseur kunnen de rapportages inzien via het online verzuimvolgsysteem van de UT.

Kun je door ziekte je eigen werkzaamheden niet uitvoeren, maar kun je volgens de bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid wel ander werk verrichten (aangepast eigen werk of ander passend werk)? Bekijk dan samen met je leidinggevende hoe jullie dit kunnen organiseren. HR (decentraal en centraal) zal jullie hierbij ondersteunen.

Blijkt tijdens de re-integratie dat je je eigen werkzaamheden blijvend niet meer kunt uitvoeren - ook niet met aanpassingen - en is er binnen de universiteit voor jou ook geen ander passend werk voorhanden? Dan ga je samen met je leidinggevende en HR op zoek naar mogelijkheden buiten de universiteit. Bij dit zogenaamde ‘2^de spoor’ schakelt HR externe expertise in. Bijvoorbeeld een arbeidsdeskundige en/of een re-integratiebedrijf.

De procesgang tijdens re-integratie wordt ondersteund door HR en inzichtelijk gemaakt in een aantal verplichte documenten. Deze documenten vormen samen (de kern van) het re-integratieverslag (RIV). Zie voor meer informatie de bijlage Documenten 1e en 2e ziektejaar. 

6.   Verlof
Tijdens een verzuimperiode bouw je gewoon verlofuren op. Wel stopt bij medewerkers met een volledig dienstverband de opbouw van de compensatieuren na 6 maanden (gedeeltelijk) verzuim door ziekte.

Het is de bedoeling dat je tijdens een langere verzuimperiode gewoon verlof blijft opnemen. Tijdens dit verlof ben je vrijgesteld van re-integratieverplichtingen. Je vraagt verlof digitaal aan via My HR en stemt dit ook af met je leidinggevende. Bij het opnemen van verlof worden de uren afgeboekt conform het arbeidspatroon dat je zou werken als je niet ziek zou zijn.

Neem je geen of onvoldoende verlof op, dan bestaat de kans dat er verlofuren vervallen omdat je ze niet op tijd hebt opgenomen (zie Verlofregeling Universiteit Twente). Hierbij geldt een uitzondering voor medewerkers die om medische redenen (een deel van) hun verlofuren niet hebben kunnen opnemen omdat er geen benutbare mogelijkheden waren om in werk te re-integreren. Zij behouden het recht om deze uren in een latere periode op te nemen. Dit is over het algemeen slechts het geval als je bent opgenomen in een ziekenhuis of andere zorginstelling en/of bedlegerig bent. Of als je voor het uitvoeren van activiteiten in het dagelijks leven afhankelijk bent van anderen en niet zelfredzaam bent. Bij de beoordeling hiervan adviseert de bedrijfsarts.

7.   Hersteld? Geef dit door aan je leidinggevende (en meld je hersteld in AFAS)
Je hervat je eigen werk zodra je hiertoe in staat bent. Ben je volledig of gedeeltelijk hersteld? Geef dit dan direct persoonlijk door aan je leidinggevende en je HR Adviseur. Van volledig herstel is sprake als je je eigen functie met alle bijbehorende taken en verantwoordelijkheden weer zonder beperkingen en duurzaam kunt uitvoeren. Van gedeeltelijk herstel is sprake als je je eigen werk naar inhoud en resultaten weer tegen volledige loonwaarde kunt uitvoeren, maar in uren nog beperkt bent.

Je meldt jezelf hersteld via My HR > door middel van de knop “End sick report”.

In overleg met je leidinggevende kun je altijd op eigen initiatief het werk hervatten, tenzij de bedrijfsarts nadrukkelijk adviseert dit nog niet te doen. Dit wordt dus niet door je huisarts of een behandelaar vastgesteld. Wel zal de bedrijfsarts -indien nodig- contact opnemen met een behandelaar.

8.   Sancties
Bij verzuim door ziekte ben je verplicht om je aan de (wettelijke) voorschriften te houden. Doe je dit niet, dan kan dit gevolgen hebben. Als werkgever kan de universiteit een sanctie opleggen. Zo kan bij onvoldoende medewerking de salarisbetaling worden stopgezet. Een aanhoudend gebrek aan medewerking kan zelfs een grond opleveren voor ontslag.

Als werkgever moet ook de universiteit zich aan de regels houden. Heeft de universiteit volgens UWV niet genoeg gedaan aan jouw re-integratie en vraag jij na 104 weken verzuim door ziekte een WIA-uitkering aan? Dan kan UWV de universiteit verplichten maximaal 1 jaar langer salaris door te betalen.

Ziek worden tijdens vakantie of tijdens verplichte verlofdagen is vervelend. Hieronder staat vermeld wat je in dat geval moet doen:

• Meld je op de eerste ziektedag vóór 9:00 uur ziek bij je leidinggevende en via My HR. Net zoals je zou doen als je niet op vakantie zou zijn.
• Geef je vakantieadres (of het adres waar je wordt verpleegd) en het telefoonnummer waarop je bereikbaar bent door aan je leidinggevende. Laat ook weten of je in staat bent om te reizen.
• Zorg dat je te allen tijde telefonisch bereikbaar bent.
• Verblijf je buiten Nederland? Bezoek dan een arts ter plaatse en vraag om een officiële doktersverklaring (in het Nederlands of het Engels) waaruit blijkt dat je door ziekte niet in staat bent om eigen of andere werkzaamheden te verrichten. De verklaring bevat minimaal naam, adres en telefoonnummer van de behandelend arts; de aanvangsdatum van ziekte en een schatting van de vermoedelijke duur van de arbeidsongeschiktheid.
  Verblijf je in Nederland? Geef dan gehoor aan de oproep van de bedrijfsarts/coach arbeid en gezondheid.
• Weer beter? Geef dit dan meteen door aan je leidinggevende en meld jezelf hersteld via My HR. Net zoals je dat zou doen als je geen vakantie zou hebben.
• Heb je behoefte aan advies of overleg over de ontstane situatie en je verlof(uren)? Neem dan contact op met je leidinggevende en je HR Adviseur om de situatie te bespreken.

• Tijdens een periode van (gedeeltelijk) ziekteverzuim bouw je gewoon verlofuren op. Wel stopt bij medewerkers met een volledig dienstverband en een 40-urige werkweek de opbouw van de compensatieuren na 6 maanden (gedeeltelijk) verzuim door ziekte.
• Het is belangrijk dat je tijdens een langere verzuimperiode gewoon verlof blijft opnemen. Tijdens dit verlof ben je vrijgesteld van re-integratieverplichtingen en hoef je niet bereikbaar te zijn voor je werkgever. Je bent dan echt even vrij. Je stemt het verlof opnemen af met je leidinggevende en vraagt dit verlof vervolgens aan via My HR. Bij het opnemen van verlof worden de uren afgeboekt conform je normale werkpatroon. Opgenomen verlofuren worden altijd (dus ook tijdens de loonkortingsperiodie in het tweede ziektejaar) tegen 100% salaris vergoed. Zorg er wel voor dat verlof geen belemmering vormt voor jouw re-integratie. De bedrijfsarts kan gevraagd worden hierover advies te geven.
• Neem je geen of onvoldoende verlof op, dan loop je het risico dat er verlofuren vervallen omdat je ze niet op tijd hebt opgenomen (zie Verlofregeling Universiteit Twente). Hierbij geldt een uitzondering als je om medische redenen (een deel van) je verlofuren niet hebt kunnen opnemen omdat er geen benutbare mogelijkheden waren om in werk te re-integreren. Je behoudt het recht om deze uren in een latere periode op te nemen. Dit is over het algemeen slechts het geval als je bent opgenomen in een ziekenhuis of andere zorginstelling en/of bedlegerig bent. Of als je voor het uitvoeren van activiteiten in het dagelijks leven afhankelijk bent van anderen en niet zelfredzaam bent. De bedrijfsarts kan gevraagd worden hierover advies te geven.

Een arbeidsdeskundig onderzoek is een onderzoek naar de werksituatie en inzetbaarheidsmogelijkheden van een zieke medewerker. De wet verplicht werkgevers om te onderzoeken hoe werknemers die zijn uitgevallen naar vermogen kunnen blijven werken. Ben je als medewerker langdurig (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt, dan kan een arbeidsdeskundig onderzoek inzicht verschaffen in de mogelijkheden, beperkingen en de geschiktheid van werkinhoud en -omgeving. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een arbeidsdeskundige die zijn/haar bevindingen en advies vastlegt in een rapportage.

Het onderzoek bestaat in de regel uit een gesprek met jou, je leidinggevend en je HR-Adviseur, en -mogelijk een bezoek aan de werkplek. Jij, je leidinggevende en je HR-Adviseur ontvangen een rapport met de conclusies van het onderzoek en een advies over de vervolgstappen in de re-integratie.

De arbeidsdeskundige beantwoordt onder andere de volgende vragen:

• Kun jij het eigen werk bij de UT nog (duurzaam) uitvoeren?
• Zo niet, is het eigen werk met aanpassingen (inhoud, omstandigheden, omvang, etc.) passend te maken?
• Zo niet, kun jij ander passend werk bij de UT uitvoeren?
• Zo niet, zijn er mogelijkheden om jou naar werk buiten de UT te begeleiden en is een vervolgtraject (re-integratie in spoor 2) gewenst?

Het arbeidsdeskundig onderzoek en de bijbehorende rapportage vormen de basis voor de verdere invulling van de re-integratie.

Het deskundigenoordeel UWV is een onafhankelijk oordeel over de voortgang van de re-integratie en de actuele medische situatie van een zieke medewerker. Als een deskundigenoordeel wordt aangevraagd, zal de verzekeringsarts UWV (en/of de arbeidsdeskundige UWV) een eigen oordeel vormen over de arbeidsmogelijkheden en de actuele gezondheidssituatie. Over het algemeen zal hij daarvoor ook eigen onderzoek instellen en vraagt hij zo nodig informatie op bij de behandelaar(s).

Het deskundigenoordeel geeft antwoord op één van de volgende vragen:

• Kan de medewerker op een bepaalde datum zijn eigen werk weer volledig doen?
• Is het werk dat medewerker doet, wil doen of moet doen passend?
• Heeft de UT genoeg gedaan voor de re-integratie van de medewerker?
• Heeft de medewerker genoeg gedaan voor zijn/haar re-integratie?
• Kan het veelvuldig ziekteverzuim van de medewerker binnen 26 weken verminderen als het werk of de werkomgeving wordt aangepast? Of door de medewerker te herplaatsen in een andere passende functie, eventueel door scholing?

Het deskundigenoordeel doet uitspraak over de arbeids(on)geschiktheid van een medewerker en de re-integratiemogelijkheden. Het is een niet-bindend oordeel van UWV en geen formele beslissing. Je kunt er dus geen bezwaar tegen maken. Het oordeel is ook geen advies over hoe de re-integratie verder moet worden aangepakt. Het is een momentopname waarop wordt getoetst of de UT en de medewerker voldoen aan de verplichtingen en verantwoordelijkheden bij ziekte en verzuim.

Zowel de UT als de medewerker kunnen bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen. Vraagt de medewerker het deskundigenoordeel aan, dan betaalt hij/zij hiervoor € 100,-.

Kijk voor meer informatie over het deskundigenoordeel op de website van UWV. 

 [VdGKd(I1]Hier een doorlink naar de volgende site: Re-integreren tijdens mijn ziekte | UWV | Particulieren

• Soms wordt in de loop van een verzuimperiode duidelijk dat er weinig of geen zicht is op duurzame hervatting van het eigen werk en dat er binnen de UT ook geen andere passende functie beschikbaar is. In dat geval moet een zogenaamd 2^e spoortraject worden gestart. Meestal schakelt de UT hiervoor een extern re-integratiebureau in. Mogelijk is er al een arbeidsdeskundig onderzoek uitgevoerd om vast te stellen welke werkzaamheden passend zijn.
• Een 2^e spoortraject richt zich op het vinden van een passende functie buiten de UT. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met jouw persoonlijke inzetbaarheidsmogelijkheden. Belangrijke onderdelen van spoor 2 zijn sollicitatiebegeleiding en het actief verkennen van de arbeidsmarkt. Ook een tijdelijke werkervaringsplaats of een proefplaatsing bij een andere werkgever kunnen een opstap zijn naar duurzame werkhervatting elders.
• Terugkeer in eigen werk of naar een andere passende functie binnen de UT (spoor 1) heeft altijd de voorkeur. Om de kansen op duurzame werkhervatting zo groot mogelijk te houden, kunnen spoor 1 en spoor 2 tijdens de re-integratie naast elkaar lopen. Ook kan er gewisseld worden van spoor 1 naar 2 en omgekeerd, afhankelijk van ontwikkelingen (wel/geen toename van belastbaarheid). Een 2^e spoortraject mag alleen achterwege blijven als er na 12 maanden (gedeeltelijk) ziekteverzuim concreet uitzicht is op duurzame werkhervatting in de eigen functie of een andere passende functie binnen de UT (spoor 1).

Salariskorting na 12 maanden

In Nederland geldt voor werkgevers bij ziekteverzuim gedurende de eerste twee jaar (104 weken) een loondoorbetalingsverplichting. De werkgever moet in deze periode per jaar minstens 70% van het salaris betalen. Deze verplichting is in de cao Nederlandse Universiteiten als volgt uitgewerkt:

• Je ontvangt gedurende de eerste 12 maanden je volledige salaris.
• Na 12 maanden ontvang je over niet-gewerkte uren 70% salaris. Over gewerkte uren (eigen werk/aangepast eigen werk/ander werk) ontvang je het volledige salaris.

Werkwijze UT

Na 9 maanden (gedeeltelijk) ziekteverzuim, ontvang je per mail een brief van HR met informatie over een aantal onderwerpen die van belang zijn bij langdurig ziekteverzuim. HR maakt hierbij gebruik van het privé mailadres dat jij hebt doorgegeven. Is er geen privé mailadres bekend, dan wordt de brief verstuurd naar jouw werk mailadres.
Na 12 maanden (gedeeltelijk) ziekteverzuim ontvang je een tweede brief met informatie over de salariskorting.

Wanneer je langer dan 12 maanden (gedeeltelijk) verzuimt, wordt je salaris aangepast naar 70%. Dit geldt uitsluitend voor de uren die je als ziek staat geregistreerd. Ben je bijvoorbeeld aan het opbouwen en voer je weer voor 60% van je uren het eigen werk uit, dan wordt de korting toegepast over 40% van je salaris. Zorg er dus altijd voor dat je het juiste ziektepercentage doorgeeft aan de HR-afdeling van de afdeling/faculteit/dienst, zodat het aantal uren dat je werkzaam bent per week in AFAS correct staat vermeld.

Ook over de opgenomen verlofuren ontvang je 100% salaris. Zorg er dus altijd voor dat je jouw verlof goed registreert in AFAS.