10. Schriftelijke rondvraagpunten

Aan het College van Bestuur

Betreft: Schriftelijke rondvraagpunten overlegvergadering UR 17 mei 2005

Geacht college,

De Universiteitsraad legt hierbij schriftelijk de volgende rondvraagpunten aan u voor.

Graag ontvangt de raad in de komende overlegvergadering uw reactie hierop.

a. Waarom heeft de Universiteit Twente geen privacy regeling?

Dit is een oud onderwerp. Reeds in 2000 zijn door de toenmalige CGV vragen gesteld (kenmerk CGV-2000/140) welke nog steeds relevant zijn, o.a.:

“ Naar onze mening moet het privacybeleid betrekking hebben op onder meer de volgende zaken:

•de meer traditionele registraties als de personeels-, salaris-, en studentenadministraties;

•de verwerking van persoonsgegevens die samenhangt met computergebruik (internet, e-mail, dial-in, data-opslag op de centrale computers van het CIV;

•de verwerking van persoonsgegevens die samenhangt met het gebruik van personeels- en studentenkaart (o.a. kantine en bibliotheek);

•de verwerking van persoonsgegevens die samenhangt met de beveiliging (toegangssystemen tot gebouwen en bewakingscamera’s) (NB: volgens de Registratiekamer moeten bewakingscamera's – ook als de beelden niet worden vastgelegd - worden beschouwd als personeelsvolgsystemen en de installatie daarvan behoeft instemming van de (C)OR, hetgeen bij de Universiteit Twente achterwege is gebleven.)

•gebruik van foto’s waarop studenten of medewerkers herkenbaar staan afgebeeld voor publiciteitsdoeleinden;

•overige privacygevoelige zaken als post en faxverkeer en toegang tot werkruimten, PC’s, en persoonlijke archieven. “

In 2003 (kenmerk DUB/353.787/Zdt) kondigt U een gedragscode aan betreffende gebruik van e-mail en internet.

Tot op heden hebben wij verder niets over dit onderwerp vernomen.

Er zijn verschillende voorbeelden beschikbaar.

Bijvoorbeeld van het College Bescherming Persoonsgegevens bestaat een gedragscode over het omgaan met e-mail en internet gegevens.

http://www.cbpweb.nl/documenten/av_21_Goed_werken_in_netwerken.stm?refer=true&theme=purple

Het FNV stelt zelfs een model Privacy Reglement ter beschikking

http://arbeid.cms.fnv.nl/renderer.do/clearState/true/menuId/23744/returnPage/22080/

Op verzoek van de minister van OCW heeft de Sociaal Wetenschappelijke Raad het advies Gedragscode voor gebruik van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek opgesteld. De gedragscode is een uitwerking voor onderzoekers van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (wbp) uit 2001, die de privacy van de Nederlandse burger beschermt. De president van de KNAW heeft de gedragscode in april 2003 aangeboden aan de voorzitter van de VSNU. De VSNU zal de invoering van de gedragscode bij de universiteiten ter hand nemen. http://www.knaw.nl/publicaties/pdf/20031019.pdf

Het gebruik van persoonsgegevens in het onderwijs vraagt speciale aandacht, bijvoorbeeld bij het bekendmaken van tentamenresultaten. Door OCW is in 2003 aangekondigd dat er een convenant zou komen met de VSNU en de HBO-raad over het gebruik van persoongegevens in het licht van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. http://www.minocw.nl/brief2k/2003/doc/023.PDF ­ Is dit convenant reeds beschikbaar en zal de UT zich hierbij aansluiten?

Buiten het feit dat de werknemers recht hebben op een reglement zodat hun gegevens beschermd worden is een reglement ook verhelderend voor degenen die met gevoelige gegevens omgaan, met name in het contact daarover naar anderen: wat mag wel verstrekt worden en wat niet, en onder welke voorwaarden.

Het is misschien ten overvloede: ons is geen enkel misbruik van persoonsgegevens bekend.

Graag vernemen wij van U welke acties ondernomen worden om te komen tot een privacy reglement.

b. Prestatiebeloning

Is of wordt de pilot prestatiebeloning bij het CIV geëvalueerd en wordt dit instrument een onderdeel van het personeelsbeleid van de UT?

c. Advisering personeelsbeleid

Is het college bereid gebruik te maken van de kennis in de eigen instelling ten aanzien van personeelsbeleid en personeelsmanagement, door de betreffende leerstoelen advies te vragen voordat het personeelsbeleid en het plan van aanpak werktevredenheid vastgesteld worden?

Toelichting: deze vraag is opgesteld in overleg met het OPUT en moet u zien in een algemener kader, waar het gaat om het formuleren van beleid van de instelling.

Aan deze universiteit wordt fundamenteel en toegepast onderzoek gedaan op wetenschapsgebieden die overlap vertonen met verscheidene beleidsterreinen. Dat geldt bijvoorbeeld voor een aantal specialismen op het gebied van personeelsbeleid en de bestuur- en bedrijfskunde. Het benutten van op de UT aanwezige kennis kan voor beide partijen profijtelijk zijn, zowel inhoudelijk als financieel.

Meer specifiek behartigt PA&O  beleidsterreinen, die enerzijds kampen met personele onderbezetting en anderzijds een hoge prioriteit hebben. Met de Universiteitsraad is afgesproken dat z.s.m. een beleidsrijk en effectief personeelsbeleid wordt vastgesteld. Tevens heeft u in overleg met het OPUT  al enige jaren middelen gereserveerd (maar niet uitgegeven) om voorzieningen ten behoeve van  onderdelen van het personeelsbeleid zoals “loopbaanontwikkeling” aan het personeel te kunnen bieden. Ook het aan het personeelsbeleid gelieerde plan van aanpak “werkdruk en welzijn” moet voor de vakantie voltooid worden, als vervolg op de risico-inventarisatie.

De Universiteitsraad en het OPUT hebben met enige verwondering geconstateerd dat tot nu toe de know how ter zake, die aan onze universiteit aanwezig is, niet is benut. Uit gesprekken met vertegenwoordigers van de leerstoelen Arbeid en Organisatie (GW) en HRM (BBT), bijvoorbeeld, is ons gebleken dat daar kennis, belangstelling en bereidheid aanwezig zijn om mee te denken over het te voeren UT-beleid.

De UT heeft de ambitie om een moderne en aantrekkelijke werkgever te zijn. UR en OPUT gaan er dus vanuit dat ook het college advisering over en toetsing van het vast te stellen personeelsbeleid aan criteria als consistentie en effectiviteit door de onderzoekers “binnen de poort” haast vanzelfsprekend vindt.

d. Functioneren decentrale medezeggenschap

Naar aanleiding van een gesprek met een aantal vertegenwoordigers van drie van de vijf faculteitsraden is de Universiteitsraad gebleken dat de kwaliteit van de decentrale medezeggenschap te wensen over laat. Genoemde problemen zijn:

•de vergaderstukken zijn er te laat;

•faculteitsraden (FR’en) worden te laat betrokken bij (voorbereidingen op) belangrijke onderwerpen;

•er vindt weinig tot geen overleg plaats tussen de FR’en en de opleidingscommissies (OLC’s);

•belangrijke onderwerpen als het studentenstatuut en onderwijs examen reglementen (OER’s) worden te laat afgehandeld, meestal pas aan het einde van het collegejaar waar ze voor gelden;

•er is grote onduidelijkheid over welke rechten er wanneer gelden;

•voorwaarden in adviezen en instemmingbesluiten worden vaak niet opgevolgd;

•onduidelijkheden rondom de verkiezingen en het inleveren van de kandidaatslijsten (merendeel wist op 30 maart nog niet dat er op 21 april een nieuwe kandidatenlijst moest worden ingeleverd);

•er zijn te weinig geïnteresseerden voor een positie in de FR, afgelopen jaar heeft er in ieder geval één FR gedraaid met een onvolledige bezetting;

•veel verschillen tussen de studies binnen één faculteit – o.a. in de OER’s;

•er wordt te weinig aandacht besteed aan het inwerken van nieuwe leden, terwijl daar een budget voor is;

•voor AT en TG bestaat er nog steeds geen OLC;

•voor een aantal opleidingen is het onduidelijk of er een geldig OER is voor het cursusjaar 2004-2005;

Dit zijn allemaal ernstige tot zeer ernstige problemen, waarvoor een oplossing gevonden moet worden. De vraag van de Universiteitsraad is of het college bereid is deze punten op te nemen met de decanen en de uitkomst hiervan te rapporteren aan de Universiteitsraad.

e. Parkeerbeleid

Op dit moment is de aanleg van de centrale parkeervoorziening rond Cubicus voor het nieuwe O&O centrum aan de gang. Daarmee is een goed beeld te krijgen van de te realiseren parkeercapaciteit die de huidige faciliteiten bij Langezijds, Horst, Waaier en Hogenkamp zal moeten vervangen. Een behoorlijke verkleining van de capaciteit lijkt duidelijk. Echter op dit moment is er al een behoorlijke vorm van "wildparkeren" waar tegen maar ten dele op te treden valt. Wel is duidelijk dat dit regelmatig tot situaties leidt waarin de toegang voor hulpdiensten vermindert of onmogelijk wordt. Met een verkleining van de capaciteit zal dit probleem slechts toenemen. Daarnaast kan met name gedurende wintertijd na sluitingstijd van gebouwen door medewerkers en studenten een onveilige situatie ervaren worden, gezien de gecreëerde afstand tussen gebouwen en parkeervoorziening. Op welke wijze wordt er voor gezorgd dat een als veilig ervaren situatie ontstaat?

f. VIST

AL TE SNELLE INFORMATISERING?

In het studiejaar 2000/01 is aan de UT de laatste Studiegids verschenen. Als argumenten om over te stappen op een elektronische studiegids zullen ongetwijfeld zijn opgevoerd:

- een gedrukte studiegids is kostbaar (drukkerskosten);

- het kost niet zo veel werk om hem te vervaardigen (als de eerste versie eenmaal gereed is);

- een elektronische studiegids is beter up to date te houden (updates kunnen elk moment worden aangebracht, bij een gedrukte studiegids slechts ééns per jaar);

- een elektronische studiegids is gemakkelijker te raadplegen (op plekken waar je het boekje niet bij de hand hebt, heb je allicht een PC met internetverbinding onder handbereik);

- in een elektronische studiegids is het gemakkelijker zoeken (met slimme zoekfuncties).

Inmiddels hebben studenten, docenten, studieadviseurs en BOZ’s een vol collegejaar zonder Studiegids gewerkt en is het volgende gebleken:

1. Het is nauwelijks mogelijk om te zien wat het studieprogramma van een opleiding is. In de Studiegids stonden per opleiding overzichtelijke tabellen met per jaar de studieprogramma’s (vakken, vakcodes, SP, trimesterindelingen, regels rond keuzemogelijkheden). In VIST zijn deze gegevens van veel opleidingen (met name masteropleidingen) niet te vinden. Onhandig voor studenten en voor bijvoorbeeld studieadviseurs die met overstappers moeten overleggen.

2. Informatie over vakken is alleen op te roepen als je òf de precieze naam van het vak, òf de vakcode kent, òf de aanbiedende opleiding + studiejaar (in dat laatste geval moet je wel een hele lijst doorscrollen). Als je als student bijvoorbeeld wil weten of er op de UT een leuk vak wordt aangeboden op het gebied van Decision Support Systems, ben je met VIST een hele tijd zoet.

3. De vakkenlijsten per opleiding per opleidingsjaar kloppen van geen kanten omdat aanbiedende opleidingen mogen aangeven voor wie een vak allemaal bestemd is. Zo bestaat bijvoorbeeld de WB-D3 lijst uit 91 (sic) vakken.

Informatie van BOZ leert, dat degenen die met het inrichten van VIST belast zijn, best bereid zijn om voor elk opgeworpen probleem een oplossing te verzinnen, maar daar moeten dan weer eerst centrale afspraken over gemaakt worden etc. Dat maakt het allemaal zeer moeizaam. Je krijgt de stellige indruk dat aan het optuigen van VIST etc. geen goede analyse vooraf gegaan is van de het soort informatie waaraan verschillende soorten gebruikers behoefte hebben. Kortom: de softwaremakers zijn zonder goede aansturing aan de gang gegaan en/of de spullen moesten op zó’n korte termijn klaar zijn, dat er te weinig tijd was voor grondig denkwerk vooraf. Het opnemen van één BOZ-medewerker in een klankbordgroep is niet genoeg: die heeft er dikwijls – met alle respect – geen idee van dat zaken bij andere opleidingen soms totaal anders in elkaar zitten. In het voortraject van dit soort softwareontwikkelingen moeten dus de nodige brede raadplegingen en checks plaatsvinden om te voorkomen dat achteraf allerlei onverwachte problemen optreden. Dat vergt inderdaad extra tijd.

Hoe denkt het college over de problemen rond VIST en de lange tijd die het duurt om deze op te lossen?

g. Huisvestingsproblematiek studieverenigingen

De Universiteitsraad is op de hoogte gebracht van het feit dat het College heeft besloten om het onderwijs van TNW per september 2006 in de Horsttoren te vestigen. Voor studieverenigingen is het dan wel zaak om dicht bij het onderwijs gevestigd te zijn, dus in het gebouw de Horst. Momenteel zijn er een heleboel plannen, maar er worden ofwel geen beslissingen genomen of deze beslissingen zijn niet bekend bij studieverenigingen. De situatie in de Horst is in ieder geval nog altijd ongewijzigd en de toekomst onduidelijk voor betrokkenen na regelmatig melden van de problematiek door de UR. Niet alleen de Universiteitsraad, maar ook het Overleg Studieverenigingen betreurt deze zaak. De Universiteitsraad wil dan ook voorstellen om een overleg tussen de studieverenigingen van CTW en TNW, het facilitair bedrijf van CTW en TNW, de huismeester van de Horst en de decanen te gaan plannen, zodat er in een kort en snel overleg wordt meegedacht met de studieverenigingen en de problemen opgelost kunnen worden. Het Overleg Studieverenigingen wil dan ook een bemiddelende rol vervullen zodat er rond de huisvesting van de zeven studieverenigingen binnen een zeer korte termijn een oplossing kan komen.

Met vriendelijke groet,

namens de Universiteitsraad,

dr. G.J.I. Schrama

voorzitter