Direct en krachtig bijsturen op de financiën van de UT

Op dit moment zijn we in de afrondende fase van het Spring Memorandum, dat de financiële kaders bevat voor diensten en faculteiten om hun begroting voor 2025 op te stellen. Uit het Spring Memorandum blijkt dat het noodzakelijk is krachtig en direct bij te sturen, om als universiteit financieel gezond te kunnen blijven. Dat betekent dat er naast de bestaande maatregelen, reeds gemaakte strategische keuzes en ingezette building blocks meer directe maatregelen en keuzes volgen. Daarover willen we je graag informeren.

We vinden het belangrijk om een goed en volledig beeld van de huidige en toekomstige situatie te geven. In dit bericht zetten we een aantal zaken uiteen:

• Het financieel perspectief voor de komende jaren
• Effecten van eerder gemaakte keuzes en genomen maatregelen
• Acute maatregelen die we moeten nemen
• De impact op de organisatie, medewerkers en studenten
• De randvoorwaarden voor een succesvolle aanpak
• Medezeggenschap
• Blijf op de hoogte

Het financieel perspectief voor de komende jaren

In de komende jaren moeten we structureel verder besparen. De besparingsopgave loopt in de komende jaren op, van 12 miljoen euro in 2024 tot 35,7 miljoen euro in 2029. De primaire oorzaken daarvan zijn teruglopende studentenaantallen en de verlaging van de Rijksbijdrage.

Daarnaast hebben de plannen van de nieuwe coalitie in de Tweede Kamer mogelijk gevolgen. In het Hoofdlijnenakkoord staat dat de Sectorplannen worden afgeschaft, de verwachting is dat we daardoor vanaf 2026 11 miljoen euro per jaar minder ontvangen. En ook andere maatregelen, zoals onder andere de Wet Internationalisering in Balans en de langstudeerboete – die studenten mogelijk weerhoudt van het kiezen voor een studie – hebben een financieel effect op de UT: vanaf 2029 zou dat een aanvullende verlaging van de inkomsten van 10 miljoen euro betekenen.

Al met al moeten we in de komende jaren mogelijk dus zelfs 57 miljoen euro structureel besparen als de overheidsplannen worden doorgezet. De UT heeft, samen met alle andere universiteiten, recent opnieuw haar zorgen geuit over die plannen. We blijven ons gezamenlijk inzetten voor verstandige politieke keuzes.

Effecten van eerder gemaakte keuzes en genomen maatregelen

In de afgelopen periode hebben we al een aantal bezuinigingsmaatregelen ingezet om financieel gezond te kunnen blijven, zoals vermindering van het huisvestingsbudget, het beperken van nieuwe vacatures en externe inhuur en de Building Blocks: een set van 20 maatregelen die helpen financieel gezond te worden en te blijven. Het zijn interventies die tot stand zijn gekomen in nauwe samenspraak met de diensten en faculteiten, en die in lijn zijn met hoe we de toekomst voor ons zien.

In de afgelopen periode hebben we preciezer uitgewerkt hoe de realisatie van deze Building Blocks tot besparingen moet leiden. Ze zullen niet allemaal direct hun effect hebben. We schatten in dat we in 2025 11 miljoen euro kunnen besparen. Dat kan oplopen tot 31 miljoen euro in 2029.

Met de Building Blocks kunnen we een groot deel van de benodigde besparingen voor de komende jaren realiseren, maar niet alle. Zeker niet met de extra bezuinigingen die we verwachten te moeten doorvoeren als gevolg van nieuw landelijk beleid. Daarvoor zijn aanvullende maatregelen nodig, zowel universiteit-breed als binnen de diensten en faculteiten.

We zullen zoveel mogelijk besparen op het Centraal Strategisch Budget. Daarnaast nemen we nog een aantal kleinere strategische besluiten. Omdat deze effect kunnen hebben op specifieke medewerkers of studenten, communiceren we daarover eerst direct met de betrokkenen, alvorens we deze verder bekend maken.

In het Spring Memorandum wordt tevens een taakstelling opgenomen voor de diverse diensten en faculteiten. De faculteitsbesturen en het management van de diensten kunnen daarbij zelf invulling geven aan de manier waarop zij willen bezuinigen, die past bij de specifieke situatie van dienst of faculteit. We realiseren ons dat dit geen gemakkelijke opgave zal zijn, omdat zij in de afgelopen periode al veel maatregelen hebben moeten nemen.

Acute maatregelen die we moeten nemen

Naast bezuinigingen die vanaf 2025 effect zullen hebben, vraagt de urgentie van de huidige situatie ook dat we een aantal maatregelen direct invoeren. Uitzonderingen op deze maatregelen zijn alleen mogelijk na toestemming van faculteitsbestuur of directie:

• Een stop voor de inhuur van studenten voor student jobs, en het werk zoveel als mogelijk uit te voeren door UT-medewerkers.
• Een stop op externe inhuur.
• Een vacaturestop op eerste geldstroom. Dat betekent ook geen nieuwe aio’s en postdocs op de eerste geldstroom.
• Een stop op internationale reizen vanuit eerste geldstroom.
• Geen projecten met cofinanciering zonder sluitend financieringsplan.

Een nadere uitwerking van de afspraken en de werkwijze volgt nog. Soms is maatwerk noodzakelijk. Voor die gevallen is goedkeuring van het faculteitsbestuur, instituutsbestuur of dienstdirecteur nodig.

We realiseren ons dat dit ingrijpende maatregelen zijn. De situatie is echter dusdanig dat directe bijsturing noodzakelijk is. Het is goed om te benadrukken dat deze maatregelen zijn bedoeld als tijdelijke maatregelen: dat is nodig omdat de strategische keuzes niet altijd direct financieel effect hebben. We zullen steeds nagaan of het voortzetten van deze maatregelen nodig is.

impact op de organisatie, medewerkers en studenten

Het mag duidelijk zijn dat het moeten besparen van dergelijke grote bedragen inhoudelijke effecten heeft en ook pijnlijk is voor onze gemeenschap. We blijven prioriteit geven aan het op peil houden van de instroom, bewaken van de kwaliteit van het onderwijs en het vergroten van inkomsten uit tweede en derde geldstroom. In deze hectische tijden is het belangrijk om te blijven omzien naar elkaar en in gesprek te blijven met je team en je leidinggevende.

Alle eenheden hebben in het Spring Memorandum een taakstelling. Deze zomer zal blijken of de eenheden deze taakstelling weten in te vullen. Dit moet in september duidelijk zijn. Hoewel de eenheden de begrotingen nog  moeten opstellen, is het waarschijnlijk dat een organisatiewijziging dan wel een reorganisatie bij een of meer eenheden zal moeten plaatsvinden, omdat de taakstellingen aanzienlijk zijn.

Aankomende week zullen we ook studenten informeren over het feit dat ook zij mogelijk de effecten van de aanpak van de financiële opgave zullen merken.

Randvoorwaarden voor een succesvolle aanpak

Om ervoor te zorgen dat we de komende jaren onze financiële huishouding op orde krijgen en dat op een gezonde manier doen, is het belangrijk de juiste randvoorwaarden te creëren. Zo stellen de eenheden bij hun begroting zowel een jaarplan als een meerjarig personeelsplan op.

In oktober starten we met een vernieuwd leiderschapsprogramma om leidinggevenden binnen de UT te ondersteunen in hun rol in deze turbulent tijd.

Medezeggenschap

Afgelopen week informeerden we je reeds over de gesprekken met de Universiteitsraad over het Spring Memorandum. De UR had in haar laatste reguliere vergadering gevraagd om een nadere uiteenzetting van de effecten van het huidige beleid en beleidsvoornemens voor de komende jaren.

De Universiteitsraad onderschrijft de noodzaak om tot een gebalanceerde begroting te komen en stemt in met de voorgestelde financiële kaders in het Spring Memorandum. Wel wil zij in de periode van totstandkoming van de begroting nauwer betrokken worden bij het proces, om de voortgang van de verdere uitwerking inzichtelijk te krijgen en daarin hun rol te nemen. Daarvoor worden een aantal aanvullende momenten ingepland, eind augustus en begin oktober.

We zijn blij met de kritische maar ook constructieve samenwerking die we daarin ervaren. Er is een gezamenlijk besef dat het nodig is om maatregelen te nemen, maar ook om scherp oog te houden voor het effect op onze medewerkers en studenten.

Blijf op de hoogte

We merken dat het soms lastig kan zijn om iedereen altijd goed en snel op de hoogte te brengen van alle relevante informatie. Houd dus de serviceportal (deze wordt spoedig verder geüpdate) goed in de gaten voor nieuwe updates en benader je leidinggevende als je vragen hebt.

We hanteren bij de UT het uitgangspunt dat we zo beperkt mogelijk afzonderlijke berichten naar iedereen mailen, omdat onze emailboxen vaak al overvol zijn en er via de portal een goed overzicht te realiseren is van (eerdere) berichten.

Bij meerdere faculteiten en diensten worden inmiddels bijeenkomsten gehouden, of wordt in werkoverleggen aandacht aan de situatie gegeven. Dit zijn belangrijke momenten. De ervaring leert dat het vooral belangrijk is om met elkaar binnen de faculteit, dienst, afdeling, vakgroep of team te spreken over de situatie, hoe het je raakt en hoe je daar op een goede manier mee om kan gaan.

Tot slot

We staan met elkaar voor een grote opgave. Dat is overigens niet alleen bij onze universiteit zo. Nagenoeg alle universiteiten staat momenteel een flinke financiële uitdaging te wachten. De noodzaak om ons aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid wordt binnen de UT breed gevoeld, en velen denken en werken mee om dat te realiseren. Dat waarderen we zeer. Ook in de komende periode hebben we alle denk- en uitvoeringskracht van iedereen hard nodig.

We zijn optimistisch dat we erin slagen om de UT op het goede spoor te krijgen en te houden. Ook al voorzien we in de komende jaren te krimpen als universiteit, het is belangrijk om ons te blijven realiseren dat er ook nieuwe kansen zijn om onze maatschappelijke toegevoegde waarde onverminderd vorm te blijven geven.

Vinod Subramaniam, Tom Veldkamp, Machteld Roos
College van Bestuur