Klachtenloket en College van Beroep voor de Examens

Overweeg je een klacht in te dienen?

Klachten binnen een universiteit kunnen betrekking hebben op zowel het academische als administratieve proces, maar ook op ongewenst gedrag.

Zo kan er een besluit genomen zijn over cijfers, toelating of financiële ondersteuning, maar er kan ook sprake zijn van gedragingen van een medewerker waarbij je je niet prettig voelt. Je kunt kwesties zoals deze informeel bespreken of, indien nodig, via formele procedures opvolgen.

Informeel

Je kunt je klacht of probleem mogelijk informeel proberen op te lossen door het direct met de betrokken persoon te bespreken. Zo kunnen jullie samen tot een goede oplossing komen. Daarnaast zijn er verschillende mogelijkheden om je klacht, bezwaar of probleem bespreekbaar te maken. Dit kan ook als een gesprek met de direct betrokkene niet tot een oplossing heeft geleid. Of als je meer informatie wil over de procedure of hulp bij het opstellen van een klacht. Afhankelijk van waar jij je het meest prettig bij voelt kun je kiezen voor:

Formeel een klacht indienen bij het Klachtenloket

Ben jij het niet eens met een beslissing, of is het niet gelukt om je probleem of situatie informeel op te lossen, dan kun je als student of voormalig student een formele klacht indienen. Dat kan bij het Klachtenloket.

Wij vragen je om dit digitaal te doen en te mailen studentservices@utwente.nl. De brief dient ondertekend te worden, en ook voorzien te zijn van een duidelijke motivatie, jouw naam, adres, studentnummer, telefoonnummer en e-mailadres. Voeg relevante stukken bij. De brief dient in een PDF-formaat aangeleverd te worden. Eventueel is het mogelijk om de brief uit te printen en aan de balie van Student Services af te geven. 

Het Klachtenloket behandelt niet zelf een ingebrachte zaak maar beoordeelt wat er met de kwestie moet gebeuren en zendt de zaak zo nodig door aan het (wettelijk) bevoegde orgaan van de UT. Het bevoegde orgaan behandelt een zaak dat door betrokkene rechtstreeks bij dit orgaan is ingediend alleen na tussenkomst van het Klachtenloket.

Welke soort klachten kan ik indienen?

Het gaat hier meestal om kwesties in de relatie onderwijs - student. Het gaat dus niet om defecte koffiemachines of toegangspasjes, maar bijvoorbeeld om:

• klachten over de manier waarop de UT of een medewerker of (bestuurs)orgaan zich bij een bepaalde gelegenheid tegenover jou heeft gedragen (bejegening). Deze klachten zullen door de Klachtencommissie worden beoordeeld;
• bezwaren tegen beschikkingen van bestuursorganen van de UT (bijv. een besluit van het College van Bestuur (beschikking) op grond van de FOBOS regeling waarin een bedrag voor financiële tegemoetkoming of beloning wordt toegekend waarmee je het niet eens bent. Bezwaarschriften zullen in dat geval worden beoordeeld door de Geschillenadviescommissie. Je moet een bezwaar indienen binnen zes weken vanaf het moment dat de beslissing bekend is gemaakt;
• bezwaren tegen besluiten door of namens het College van Bestuur genomen in het kader van de Inschrijvingsregeling UT. Ook hier zal de Geschillenadviescommissie het bezwaar behandelen. Je moet een bezwaar indienen binnen zes weken vanaf het moment dat de beslissing bekend is gemaakt.
• beroep tegen beslissingen van de Examencommissie en examinatoren waarmee je het niet eens bent. Het College van Beroep voor de Examens (CBE) is hier verantwoordelijk voor de beoordeling. Je moet een beroep indienen binnen zes weken vanaf het moment dat de beslissing bekend is gemaakt.

De procedure

Van het Klachtenloket krijg je binnen enkele dagen een ontvangstbevestiging toegezonden. Vervolgens wordt je brief nader bekeken en krijg je zo snel mogelijk bericht over de wijze waarop je klacht, bezwaar of beroep zal worden behandeld. De behandeling zal in de meeste gevallen plaats vinden door het College van Beroep voor de Examens, de Geschillenadviescommissie of de Klachtencommissie van de UT.

Procedure bij College van Beroep voor de Examens (CBE)

Ben je het oneens met een beslissing van een examinator of de examencommissie van je opleiding, zoals een cijfer voor een vak, afwijzen van een verzoek voor een extra herkansing of bijvoorbeeld met een NBSA? Je kunt een beroepschrift indienen. 

• Houd daarbij altijd rekening met de beroepstermijn van 6 weken: je beroepschrift moet binnen 6 weken na de datum van de beslissing bij het Klachtloket binnen zijn. 
• Lukt dit niet? Dien dan binnen die 6 weken eerst een pro-forma beroepschrift in. Je laat dan op tijd weten het niet eens te zijn met een beslissing. Je krijgt vervolgens een termijn om je beroepsgronden in te dienen.

Als je te laat een beroepschrift indient, kan je beroep niet-ontvankelijk worden verklaard. Alleen als je te laat indient door een zeer bijzondere persoonlijke overmachtssituatie, kan het beroep alsnog in behandeling worden genomen. Maar zo’n overmachtsituatie wordt niet snel aanwezig geacht.

• Na ontvangst van je beroepschrift word je soms gevraagd om aanvullende informatie. 
• Aan degene die het besluit heeft genomen (verweerder), wordt gevraagd of een minnelijke schikking mogelijk is. Dit betekent dat de verweerder je uitnodigt voor een gesprek.
• Indien dit gesprek niet tot een oplossing leidt, wordt door verweerder een reactie op je beroepschrift opgesteld. Je ontvangt een afschrift van deze reactie. 
• Daarna geef je aan of de reactie voor jou reden is om het beroep in te trekken of door te zetten.

Hoorzitting

• Als je de beroepsprocedure doorzet, wordt een hoorzitting gepland waar je geacht wordt aanwezig te zijn. Voor de hoorzitting wordt ook de verweerder uitgenodigd. 
• Tijdens de hoorzitting word je door het CBE gehoord. Als je rechtshulp wilt, dan moet je die zelf inschakelen. 

Beslissing van het CBE

• Na de hoorzitting ontvang je een schriftelijke beslissing van het CBE. Daarin staat of het besluit waar je tegenin beroep bent gegaan gehandhaafd blijft, of dat door de verweerder een  nieuw besluit moet worden genomen.
• Ben je het niet eens met de beslissing van het CBE? Dan kun je binnen 6 weken tegen die beslissing in beroep gaan bij de Raad van State. Als student betaal je daarvoor een griffierecht van € 50. Griffierecht is het bedrag dat je moet betalen om je beroepschrift te kunnen laten behandelen. Ook word je als student niet veroordeeld in de proceskosten van je onderwijsinstelling als je in het ongelijk gesteld wordt.

Contact

Het Klachtenloket is ondergebracht bij de balie van Student Services op in het Contact Centre.

• Bezoekadres: Contact Centre, Boerderijweg 10 (gebouw 42 op de campus map).
• Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 12:30 - 16:00 uur
• Telefoon: 053 489 2124
• E-mail: studentservices@utwente.nl
• Postadres: Klachtenloket / Student Services, Postbus 217, Boerderijweg 10, 7500 AE Enschede.

Meer informatie over allerlei UT regelingen vind je in het Studentenstatuut van de UT.